..............., dnia .......................

Adresat: ..................................

Szanowny Panie,

uprzejmie dziękujemy za list, w którym stara się Pan wyjaśnić incydent mający miejsce dnia................................... . Z przykrością muszę stwierdzić, że dopiero kiedy ktoś zada sobie trud i zwróci nam uwagę na zdarzające się niedociągnięcia i niestosowne zachowanie naszego personelu, znajdujemy czas, aby zainteresować się bliżej tym problemem i próbujemy go rozwiązać w imię lepszej współpracy z naszymi klientami.

Nasz dział personalny prowadzi rozpoznanie i zapewniam Pana, że osoby odpowiedzialne za taki stan rzeczy poniosą odpowiednie sankcje dyscyplinarne. Ponadto zwrócimy szczególną uwagę, aby podobne incydenty w przyszłości nie miały miejsca.

Z wyrazami szacunku,

.................................................

(podpis)